3 дня назад
8
Рабочую поездку может испортить что угодно: плохая погода, срыв брони в отеле или отмена важных переговоров. Зависящее от вас лучше заранее предусмотреть, чтобы настроиться на работу. Как подготовиться к командировке? Своим опытом поделились эксперты, которые много времени проводят в рабочих поездках в разные города России и за границу.
Согласно Трудовому кодексу ТК РФ, работодатель обязан возместить траты на служебную командировку: перелёт, проживание и дополнительные расходы, связанные с проживанием. Заранее узнайте в бухгалтерии, когда будет оплачена командировка: деньги выдадут сразу или после поездки. Бывает так, что вы едете за свой счёт, а организация в дальнейшем компенсирует ваши расходы.
Определите в списке пункты, расходы по которым не будут возмещены организацией — так у вас сформируются две категории расходов: личные и рабочие (те, что вы подадите к возмещению, не забывайте сохранять платёжные документы).
Выясните финансовый лимит — сколько денег и на что конкретно вы имеете право тратить. Например, работодатель может ограничить траты на перелёт (только экономкласс) и проживание в отеле (не выше трёх звёзд) и пр.
Если отправляетесь в другую страну:
Без важных документов командировка может не состояться. Это, как правило, главное в поездке, всё остальное при необходимости можно купить на месте.
Берите оригиналы документов, в том числе это касается билетов — распечатайте их на случай, если окажется невозможным показать электронный вариант.
Сохраните сканы документов в облаке. Если у вашей организации нет собственных облачных хранилищ, воспользуйтесь универсальным сервисом.
В командировке обязательно сохраняйте закрывающие документы — чеки и квитанции об оплате услуг, которые возмещает работодатель, чтобы отчитаться о расходах по возвращении на место работы.
При сборе вещей эксперты рекомендуют проводить ревизию: сложить и взять небольшую паузу, чтобы затем пересмотреть, что из этого можно убрать. Так вы сможете оптимизировать багаж, не взять лишнего, продумать универсальный гардероб.
Несколько правил для сбора вещей:
Как одеваться на работу: советы стилиста
Возьмите самое необходимое в ручную кладь, остальное уберите в чемодан. Позаботьтесь об аптечке: если командировка за границей, то берите разрешённые таможенной службой препараты (статья с примерами).
«У моей съёмочной группы всегда есть с собой зарядные устройства и переходники для розеток. Однажды съёмки проходили на лодке в открытом море. Оказалось, что мы взяли много всего, а нужные переходники для оборудования забыли. Пришлось возвращаться на землю и покупать. Помимо запасных переходников, берите с собой ещё один жёсткий диск. У нас было такое не раз, когда отснятый материал пропадал. Обязательно дублируйте важные документы, например в облачный сервис».
Для специалистов, кто и на выезде работает по офисной схеме, уместны следующие советы.
В бизнес-отелях номера уже обустроены для работы: есть отдельные зоны или даже целые кабинеты, переговорные комнаты, а ещё высокая шумоизоляция для проведения переговоров (в соседнем номере не услышат). Обычный отель тоже подойдёт, но при бронировании обязательно узнайте, есть ли в номере необходимое для работы:
Работать за ноутбуком можно в любой кофейне или коворкинге недалеко от места проживания. Для организации личной деловой встречи с коллегами рекомендуем арендовать апартаменты с уже оборудованной рабочей зоной или мини-офис.
«При выборе отеля для работы я обращаю внимание на его расположение относительно исторического и делового центра города, транспортную доступность и расстояние от площадки, где предстоят переговоры или проходит то или иное событие, будь то форум, конференция или другое мероприятие, которое я запланировал посетить».
Эксперты по опыту знают, что начать работу можно уже в дороге: заранее скачайте документы и таблицы или используйте программы с облачным хранилищем (сохраняют данные без интернета).
В соответствии с целями и задачами вашей командировки составьте график поездок и рабочих встреч. Можно воспользоваться ежедневником или мобильным планером: какие встречи необходимо посетить, с кем и о чём договориться, где выступить. Если вы руководитель, позаботьтесь о контакте с подчинёнными — оставьте запасные контакты для связи с вами на случай, если окажетесь недоступны (номер отеля или заказчика).
«В аэропорту всегда открыты бизнес-залы, оснащённые связью и оргтехникой, там можно уединиться для деловых переговоров, чтения и распечатки важных документов. Многие деловые опции доступны прямо со смартфона, и можно оставаться продуктивным, даже сидя в кафе или зале ожидания, что я обычно и делаю».
Соврал — работу потерял: законна ли при трудоустройстве проверка на детекторе лжи
